Polska: pełnomocnictwo ogólne po zmianach — co powinna sprawdzić firma budowlana?

Nowy komunikat dotyczy zasad obowiązujących od 1 października

Podstawą jest ustawa z 29 maja 2026 r., opublikowana w Dzienniku Ustaw pod pozycją 846. Jej art. 1 pkt 46 zmienia art. 138d Ordynacji podatkowej. Dodany § 5a pozwala pełnomocnikowi zgłosić zmianę, odwołanie albo wypowiedzenie pełnomocnictwa ogólnego, ze wskazaniem daty zwolnienia z obowiązku reprezentacji. Nie jest to nowe rozwiązanie wchodzące w życie dopiero w dniu publikacji komunikatu.

Trzeba odróżnić taką aktualizację od zgłoszenia pierwotnego udzielenia pełnomocnictwa przez samego pełnomocnika. § 5 wymienia w tym drugim przypadku adwokata, radcę prawnego i doradcę podatkowego. Rozszerzenia dotyczącego zmian nie należy przedstawiać jako prawa każdej osoby do samodzielnego ustanowienia dla siebie pełnomocnictwa.

Ministerstwo Finansów — Zmiany w zasadach dotyczących pełnomocnictw ogólnych, 16 października 2026

Dziennik Ustaw 2026 poz. 846 — ustawa z 29 maja 2026, art. 1 pkt 46

Oddziel pełnomocnictwo ogólne od podpisywania deklaracji

W oficjalnych informacjach pełnomocnictwo ogólne jest powiązane z formularzem PPO-1, a jego zmiana, odwołanie lub wypowiedzenie — z OPO-1. Do podpisywania deklaracji elektronicznych służy odrębne pełnomocnictwo UPL-1; jego odwołanie lub odpowiednia zmiana wymaga właściwej obsługi OPL-1. Nie zakładaj, że jedna czynność automatycznie porządkuje każdy rodzaj dostępu.

Praktycznie warto sporządzić krótką listę: kto reprezentuje firmę w sprawach podatkowych, kto podpisuje deklaracje i kto ma inne uprawnienia w używanych systemach. Dla każdej pozycji odnotuj dokument, osobę odpowiedzialną i stan aktualizacji. Nie umieszczaj identyfikatorów osobowych lub skanów pełnomocnictw w publicznych folderach z dokumentacją budowy.

Ministerstwo Finansów — Pełnomocnictwa, informacje podstawowe

Zmiana biura rachunkowego: sprawdź potwierdzenie, nie tylko wysłanie

Przykład organizacyjny: firma instalacyjna kończy współpracę z jednym biurem i rozpoczyna z drugim. Najpierw uzgadnia datę przejęcia obsługi oraz to, kto odpowiada za już rozpoczęte sprawy. Następnie sprawdza dokumenty dotyczące starego i nowego pełnomocnika. Nie wystarczy założyć, że wypowiedzenie umowy z biurem zostało automatycznie odzwierciedlone w rejestrze pełnomocnictw.

Obsługa pełnomocnictw ogólnych odbywa się elektronicznie przez e-Urząd Skarbowy. Zapisz potwierdzenie oraz sprawdź wynik przetworzenia dokumentu. Oficjalna instrukcja wskazuje, że informację o odrzuceniu i jego przyczynie można sprawdzić w wysłanych dokumentach. W razie niezgodności popraw właściwe dane albo wyjaśnij sprawę, zamiast wysyłać kolejne sprzeczne wersje bez ustalenia przyczyny.

Ministerstwo Finansów — Pełnomocnictwa, informacje podstawowe

Prace COI mogą utrudnić logowanie 17–18 października

Osobny komunikat z 16 października zapowiada prace serwisowe od soboty 17 października o 20:00 do niedzieli 18 października o 07:00, według czasu w Polsce. Możliwe są przerwy dotyczące Profilu Zaufanego, węzła krajowego i podpisywania dokumentów. To zapowiedź możliwych utrudnień, nie potwierdzenie nieprzerwanej niedostępności całego e-Urzędu Skarbowego.

Jeżeli sprawa jest pilna, przygotuj ją wcześniej i pozostaw czas na sprawdzenie potwierdzenia. Sam komunikat techniczny nie przedłuża terminów podatkowych. Po wystąpieniu błędu ustal, czy dokument faktycznie został wysłany i przyjęty, zanim ponowisz czynność. Przechowuj informację o wyniku, nie dane logowania.

Ministerstwo Finansów — Okno serwisowe w systemach COI, 16 października 2026

KSeF ma osobny komunikat i osobny zakres

Zapowiedziane wcześniej utrudnienia pobierania faktur w KSeF 16–17 października opisaliśmy w odrębnym artykule. Nie łącz automatycznie okna COI z awarią KSeF: są to różne komunikaty i różne funkcje. Ten tekst nie potwierdza bieżącego działania usług ani zakończenia prac serwisowych.

Dla firmy remontowej użyteczny będzie podział obowiązków: jedna osoba sprawdza dokumenty pełnomocnictwa, druga przygotowuje zestawienie faktur do obsługi. Ustal jeden rejestr spraw wymagających odpowiedzi. Dzięki temu problem z logowaniem nie zostanie omyłkowo uznany za problem merytoryczny faktury lub zakresu pełnomocnictwa.

KSeF: zapowiedziane utrudnienia pobierania faktur 16–17 października

Uporządkuj administrację, zachowując kontrolę nad uprawnieniami

Wyznacz osobę, która po zmianie obsługi sprawdzi dokumenty, statusy i zakres reprezentacji. Terminy robót i spotkania z klientami wpisuj oddzielnie od terminów spraw podatkowych. Jeśli rodzaj pełnomocnictwa lub skutki konkretnej zmiany budzą wątpliwości, wyjaśnij je z właściwym specjalistą na podstawie rzeczywistych dokumentów.

Chcesz ograniczyć czas poświęcany na przygotowanie ofert i faktur? Wypróbuj Vocalys i porządkuj informacje z budowy głosowo. Sprawdź potem treść i liczby; przygotowanie dokumentu handlowego nie oznacza zgłoszenia pełnomocnictwa ani nadania uprawnień podatkowych.

Karta do ponownego użycia

• Data wejścia w życie odróżniona od daty komunikatu
• Aktualny pełnomocnik i zakres spraw ustalone
• PPO-1/OPO-1 oddzielone od UPL-1/OPL-1
• Wynik przetworzenia dokumentu sprawdzony
• Przejęcie spraw przez nowe biuro uzgodnione
• Pilne czynności zaplanowane z uwzględnieniem okna COI

Sprawa / rodzaj pełnomocnictwa: […]
Osoba uprawniona i zakres: […]
Zmiana oraz właściwa data: […]
Formularz i osoba zgłaszająca: […]
Wysłano / wynik przetworzenia: […]
Sprawy do przejęcia: […]
Następna czynność i odpowiedzialny: […]

O prawidłowym uporządkowaniu reprezentacji decydują właściwy dokument, zakres oraz potwierdzony wynik jego obsługi. Nie zastępuj ich samym założeniem, że zakończenie współpracy rozwiązało wszystkie uprawnienia.